En tant qu'assistant.e de Direction des Facilités, vous assurez les tâches du secrétariat pour l'ensemble de la Direction en exerçant un rôle de support collectif pour les différents services qui la composent. La Direction des Facilités a pour mission d'assurer des fonctions supports aux activités principales de l'Entreprise et est composé d'une centaine de personnes. Ces fonctions supports s'articulent surtout autour de la gestion de projets immobiliers, entretien de bâtiments, logistique, fleet, ...
Travaillant de paire avec une autre assistante, vous êtes notamment en charge de :
- La gestion et l'ouverture des courriers, notes, bases de données, etc. ;
- La bonne tenue et la concordance des agendas, l'organisation de réunions et la prise de rendez-vous en fonction des priorités ;
- L'utilisation active de plateforme collaborative de gestion documentaire Sharepoint ;
- Le suivi des actions urgentes et la préparation des signataires ;
- La gestion de dossiers spécifiques pour la Direction ;
- Le scanning, le classement et l'archivage électronique des dossiers ;
- L'accueil : vous accueillez les visiteurs, réceptionnez les appels téléphoniques avec empathie, filtrez et transférez les appels vers les interlocuteurs adéquats, notifiez et relayez les messages ;
- La planification et l'organisation des déplacements des managers ;
- La commande des fournitures et la gestion de l'économat de la Direction.
